会

前

会

中

会

后

系统准备：确保无纸化会议系统(如电子会议系统、在线协作平台等)正常运行，包括软件安装、更新、测试以及网络连接的稳定性检查。

资料上传：将会议所需的文档、PPT、报告等电子材料上传至会议系统或指定的云端存储空间，确保参会者能够提前访问和下载。

参会者通知：通过电子邮件、短信或会议管理系统向参会者发送会议通知，包括会议时间、地点(虚拟或实体)、登录方式、会议议程及资料链接等。

注册与签到：设置在线注册和签到系统，方便参会者提前完成注册，并在会议当天快速完成签到流程。

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会议主持：主持人通过无纸化会议系统控制会议进程，包括议程展示、资料分发、投票表决等。

资料共享：参会者可以通过个人设备访问会议系统，实时查看和下载会议资料，减少纸质材料的传递和翻阅时间。

互动讨论：利用会议系统的在线聊天、问答、投票等功能，促进参会者之间的实时互动和讨论，提高会议参与度。

记录与笔记：参会者可以在个人设备上做电子笔记，或使用会议系统提供的笔记功能，方便后续整理和回顾。

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资料归档：将会议资料、记录、笔记等电子材料整理归档，便于后续查阅和分享。

反馈收集：通过在线问卷或邮件等方式收集参会者对会议及无纸化会议系统的反馈意见，以便持续改进。

会议总结：撰写会议总结报告，包括会议成果、决策事项、待办事项等，并通过电子方式发送给参会者。

系统维护与优化：根据会议反馈和实际情况，对无纸化会议系统进行维护和优化，提升用户体验和会议效率。

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核心优势

会议流程中，材料、报告文档、会议记录及会议统计等信息的打印工作占据了相当大的比重，这一过程不仅繁琐且效率低下，更显著的问题在于它导致了大量纸张的消耗。这种非数字化的处理方式，不符合节能减排和可持续发展的目标。因此传统的纸质化会议模式显然已不符合绿色办公的潮流。

需求分析